An Tin Phat – Dịch Vụ Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Uy Tín

Những Giấy Tờ Cần Thiết Khi Gửi Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Hay Gửi Hàng Đi Nước Ngoài

Khi gửi chuyển phát nhanh quốc tế hoặc gửi hàng đi nước ngoài, giấy tờ/chứng từ không chỉ là “thủ tục cho có” mà là yếu tố quyết định việc lô hàng có được thông quan nhanh, giao đúng hẹn hay không. Nếu thiếu chứng từ, khai báo sai hoặc mô tả hàng không rõ ràng, kiện hàng rất dễ bị giữ lại để kiểm tra, yêu cầu bổ sung hồ sơ, thậm chí phát sinh thêm các chi phí như lưu kho, phụ phí xử lý, thuế/phí ngoài dự kiến.

Để bạn dễ chuẩn bị, phần hướng dẫn bên dưới được chia theo từng nhóm đối tượng: cá nhân gửi, doanh nghiệp gửi, người nhận là cá nhân và người nhận là doanh nghiệp. Bạn chỉ cần đối chiếu đúng nhóm của mình để chuẩn bị đủ giấy tờ.

1. Đối Với Cá Nhân Gửi Hàng (Quà Tặng, Buôn Bán Online, Hàng Cá Nhân...)

Nếu bạn là cá nhân gửi hàng ra nước ngoài với mục đích như biếu tặng, gửi đồ cho người thân, gửi hồ sơ/tài liệu, hoặc kinh doanh nhỏ lẻ (order online), bạn thường sẽ cần các giấy tờ cơ bản để xác minh thông tin người gửi và khai báo hàng hóa minh bạch. Dưới đây là các giấy tờ thường được yêu cầu:

• CMND/CCCD hoặc Hộ Chiếu: Giấy tờ bắt buộc để xác minh danh tính người gửi, đặc biệt khi gửi hàng quốc tế qua các hãng vận chuyển lớn.
• Phiếu Gửi Hàng (Air Waybill): Điền đầy đủ thông tin người gửi/người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại, mã bưu chính), nội dung hàng, số kiện, trọng lượng... Thông tin càng rõ ràng thì quá trình xử lý càng nhanh.
• Phiếu Khai Giá Trị Hàng Hóa (Proforma Invoice): Dùng cho hàng không mang tính thương mại. Nên mô tả rõ mặt hàng, số lượng và giá trị ước tính phù hợp để tránh bị nghi ngờ khai thấp.
• Giấy Tờ Liên Quan Đến Hàng Hóa: Một số nhóm hàng cần thông tin chi tiết hơn để kiểm tra (ví dụ mỹ phẩm, thực phẩm, thuốc/TPBVSK, đồ điện tử...). Có thể cần bảng thành phần, hình ảnh sản phẩm, nhãn mác, hướng dẫn sử dụng hoặc chứng nhận (nếu có).
• Danh Sách Hàng Hóa (Packing List): Nếu bạn gửi một thùng có nhiều món (quà tặng tổng hợp, hàng order nhiều loại…), nên lập danh sách chi tiết để việc đối chiếu nhanh, hạn chế bị yêu cầu mở kiểm tra lại nhiều lần.

Mẹo nhỏ: Với hàng dễ bị soi (mỹ phẩm, thực phẩm, hàng có pin…), bạn nên chuẩn bị sẵn ảnh chụp sản phẩm/nhãn và mô tả rõ để khi cần bổ sung thông tin có thể gửi ngay, tránh kéo dài thời gian xử lý.

2. Đối Với Khách Hàng Là Doanh Nghiệp/Công Ty Gửi Hàng Thương Mại

Trường hợp doanh nghiệp gửi hàng thương mại (xuất khẩu/đơn hàng bán buôn/bán lẻ), bộ chứng từ thường yêu cầu chặt chẽ hơn vì liên quan trực tiếp đến khai báo hải quan, thuế, xuất xứ và điều kiện nhập khẩu tại nước đến. Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice): Thể hiện đầy đủ tên hàng, mã hàng (nếu có), số lượng, đơn giá, tổng giá trị, xuất xứ, thông tin bên bán – bên mua… Đây là chứng từ quan trọng nhất trong hồ sơ thương mại.
• Phiếu Đóng Gói (Packing List): Thể hiện cấu trúc đóng gói: bao nhiêu kiện, mỗi kiện chứa gì, trọng lượng/kích thước từng kiện… giúp việc kiểm tra và phân loại nhanh hơn.
• Giấy Phép Kinh Doanh: Có thể cần khi đối chiếu thông tin doanh nghiệp, đặc biệt với lô hàng giá trị lớn hoặc mặt hàng có điều kiện.
• Chứng Từ Liên Quan Đến Hàng Hóa: Tùy mặt hàng có thể cần CO/CQ, giấy công bố, giấy kiểm định, giấy phép xuất khẩu/chuyên ngành…
• Hồ Sơ Hải Quan: Tùy trường hợp có thể bao gồm hợp đồng, vận đơn, invoice, packing list và các chứng từ chuyên ngành khác.

Với các mặt hàng đặc thù (thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hàng có pin…), doanh nghiệp nên chuẩn hóa chứng từ ngay từ đầu để tránh tình trạng “đến cửa khẩu mới bổ sung”, khiến lịch giao hàng bị trễ.

3. Đối Với Người Nhận Là Cá Nhân Ở Nước Ngoài

Ở một số quốc gia, người nhận có thể được hãng vận chuyển hoặc cơ quan chức năng yêu cầu xác minh danh tính, nộp bổ sung giấy tờ hoặc đóng thuế nhập khẩu. Bạn nên chủ động thông báo cho người nhận chuẩn bị trước các mục sau:

• Giấy Tờ Tùy Thân (ID/Hộ Chiếu): Dùng để xác minh thông tin khi phát hàng hoặc khi có yêu cầu từ hải quan.
• Mã Tracking: Theo dõi hành trình kiện hàng, chủ động xử lý nếu phát sinh yêu cầu bổ sung.
• Chứng Từ Hợp Lệ: Nếu bị yêu cầu chứng minh giá trị/nguồn gốc, người nhận có thể cần hóa đơn hoặc thông tin liên quan.
• Thanh Toán Thuế Nhập Khẩu: Có thể phát sinh tùy nước nhập khẩu, loại hàng và giá trị khai báo.
• Thông Tin Liên Lạc: Số điện thoại/email chính xác để hãng liên hệ hẹn giao hoặc xác nhận thông tin.

Trong thực tế, việc người nhận phản hồi chậm hoặc thiếu giấy tờ là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến đơn bị “treo” lâu. Vì vậy, hãy gửi tracking và nhắc người nhận kiểm tra email/điện thoại khi đơn sắp đến nơi.

4. Đối Với Khách Hàng Là Doanh Nghiệp Ở Nước Ngoài

Nếu người nhận là doanh nghiệp/công ty tại nước ngoài, quy trình nhập khẩu có thể yêu cầu thêm thông tin về doanh nghiệp và giấy phép nhập khẩu (đặc biệt với hàng thương mại hoặc hàng thuộc nhóm quản lý). Thông thường sẽ cần:

• Giấy Phép Kinh Doanh hoặc Mã Số Thuế: Phục vụ khai báo hải quan theo quy định tại nước nhập khẩu.
• Chứng Từ Liên Quan: Hóa đơn, CO/CQ, chứng nhận chất lượng, tài liệu kỹ thuật… tùy mặt hàng.
• Giấy Phép Nhập Khẩu: Nếu hàng thuộc diện kiểm soát/chuyên ngành.
• Khai Báo Hải Quan: Doanh nghiệp có thể tự khai hoặc ủy quyền đại lý thông quan.
• Thông Tin Liên Hệ: Người đại diện nhận hàng/đầu mối xử lý chứng từ để phối hợp nhanh.

Lưu ý: mỗi quốc gia có quy định khác nhau về thuế, kiểm tra chuyên ngành và tiêu chuẩn hàng hóa. Nếu bạn gửi thường xuyên, nên chuẩn hóa sẵn bộ chứng từ theo tuyến để tối ưu thời gian xử lý.

Một Số Lưu Ý Quan Trọng

✔️ Điền chính xác tên – địa chỉ – mã bưu chính – số điện thoại của người nhận để tránh hoàn trả hoặc giao sai.
✔️ Khai báo đúng nội dung và giá trị để hạn chế kiểm tra và rủi ro truy thu thuế/phí.
✔️ Kiểm tra trước danh mục hàng cấm/hạn chế của từng quốc gia (đặc biệt pin, thực phẩm, chất lỏng, mỹ phẩm…).
✔️ Đóng gói chắc chắn, có thể chụp ảnh kiện hàng trước khi gửi để đối chiếu khi cần.
✔️ Luôn giữ lại mã tracking và thông tin chứng từ để hỗ trợ xử lý nếu phát sinh.

An Tin Phat

An Tin Phat là đơn vị uy tín chuyên cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế qua các hãng lớn như DHL, UPS, FedEx, EMS… Chúng tôi đồng hành từ khâu tư vấn tuyến gửi, kiểm tra hàng, hướng dẫn khai báo đến hỗ trợ đóng gói và thủ tục hải quan, giúp bạn gửi hàng nhanh hơn – an toàn hơn – tối ưu chi phí hơn.

• ✅ Tư vấn miễn phí, hỗ trợ chọn tuyến và phương án phù hợp
• ✅ Hỗ trợ đóng gói, hướng dẫn khai báo và thủ tục hải quan
• ✅ Giao hàng đến hơn 200 quốc gia
• ✅ Giải pháp tối ưu, tiết kiệm đến 50%

📞 Hotline: 0922 878 878
🌐 Website: https://antinphat.net