Quy trình nhận hàng gửi đi nước ngoài

Gửi hàng đi nước ngoài là một quy trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phối hợp chặt chẽ giữa khách hàng và đơn vị vận chuyển. Tại An Tín Phát, chúng tôi hiểu rằng mỗi lô hàng đều mang giá trị riêng, không chỉ về mặt vật chất mà còn là sự tin tưởng mà khách hàng đặt vào dịch vụ của chúng tôi. Chính vì vậy, quy trình nhận hàng của An Tín Phát được thiết kế một cách bài bản, minh bạch và chuyên nghiệp, đảm bảo mọi lô hàng đều được xử lý cẩn thận từ khâu tiếp nhận đầu tiên cho đến khi hàng được giao thành công tại quốc gia đích đến.

Tùy thuộc vào vị trí địa lý và nhu cầu cụ thể của khách hàng, An Tín Phát cung cấp ba hình thức nhận hàng linh hoạt bao gồm khách hàng trực tiếp mang hàng đến công ty, khách hàng ở tỉnh xa gửi hàng qua nhà xe hoặc dịch vụ vận chuyển nội địa, và dịch vụ nhân viên đến tận nơi nhận hàng cho khách hàng trong khu vực phục vụ. Mỗi hình thức đều có quy trình riêng được tối ưu hóa để phù hợp với đặc thù từng trường hợp, nhưng tất cả đều hướng đến mục tiêu chung là đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng thời gian và với chi phí hợp lý nhất.

Bài viết này sẽ trình bày chi tiết từng bước trong quy trình nhận hàng của An Tín Phát, giúp khách hàng hiểu rõ những gì sẽ diễn ra khi sử dụng dịch vụ, từ đó chuẩn bị tốt hơn và phối hợp hiệu quả hơn với đội ngũ nhân viên của chúng tôi.

Mang quần áo gửi đi nước ngoài, tới văn phòng An Tín Phát

1.1. Bước Đầu Tiên - Tiếp Đón Và Tư Vấn

Khi khách hàng mang hàng đến trực tiếp tại văn phòng An Tín Phát, nhân viên tiếp nhận sẽ chào đón và hướng dẫn khách hàng vào khu vực làm việc. Đây là thời điểm quan trọng để nhân viên tìm hiểu nhu cầu cụ thể của khách hàng bao gồm quốc gia đích đến, loại hàng hóa cần gửi, thời gian mong muốn hàng đến nơi và các yêu cầu đặc biệt khác nếu có.

Quá trình tư vấn tại An Tín Phát không chỉ đơn thuần là cung cấp thông tin về giá cước mà còn bao gồm việc phân tích và đề xuất giải pháp vận chuyển phù hợp nhất với từng loại hàng hóa và nhu cầu của khách hàng. Nhân viên sẽ giải thích chi tiết về các hãng vận chuyển có sẵn như DHL, UPS, FedEx, EMS hoặc Cargo Airline, so sánh ưu nhược điểm của từng hãng về thời gian transit, độ tin cậy, khả năng theo dõi và mức giá. Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ thông báo về các quy định nhập khẩu tại quốc gia đích đến, danh mục hàng cấm hoặc hàng hạn chế, các loại thuế và phí có thể phát sinh tại đầu nhận, cùng với những lưu ý quan trọng mà khách hàng cần biết.

Việc tư vấn kỹ lưỡng ngay từ đầu giúp khách hàng đưa ra quyết định đúng đắn, tránh những tình huống không mong muốn như hàng bị giữ lại tại hải quan, bị trả về hoặc bị tịch thu do vi phạm quy định. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để khách hàng đặt câu hỏi và làm rõ mọi thắc mắc trước khi tiến hành các bước tiếp theo.

1.2. Báo Giá Sơ Bộ

Sau khi nắm được thông tin về hàng hóa và nhu cầu của khách hàng, nhân viên sẽ tiến hành báo giá sơ bộ dựa trên các yếu tố như quốc gia đích đến, trọng lượng và kích thước ước tính, loại hình dịch vụ được chọn và hãng vận chuyển tương ứng. Mức giá này mang tính chất tham khảo ban đầu và có thể thay đổi sau khi hàng hóa được cân đo chính xác và đóng gói hoàn chỉnh.

An Tín Phát áp dụng nguyên tắc tính cước theo trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng thể tích, tùy theo cái nào lớn hơn. Công thức tính trọng lượng thể tích thường là chiều dài nhân chiều rộng nhân chiều cao chia cho hệ số quy đổi, với hệ số quy đổi khác nhau tùy theo hãng vận chuyển, thông thường là 5000 hoặc 6000. Nhân viên sẽ giải thích rõ cách tính này để khách hàng hiểu tại sao một kiện hàng nhẹ nhưng cồng kềnh có thể có cước phí cao hơn dự kiến.

Ngoài cước vận chuyển chính, nhân viên cũng sẽ thông báo về các loại phí phát sinh có thể có như phí xử lý hàng đặc biệt, phí vùng sâu vùng xa nếu địa chỉ giao hàng nằm ngoài khu vực phục vụ tiêu chuẩn, phí khai báo hải quan nếu cần, và các phí dịch vụ bổ sung theo yêu cầu của khách hàng. Việc thông báo đầy đủ các khoản phí ngay từ đầu giúp khách hàng có cái nhìn toàn diện về chi phí và tránh những bất ngờ khi thanh toán.

1.3. Nhận Hàng Và Kiểm Tra Sơ Bộ

Khi khách hàng đồng ý với phương án vận chuyển và mức giá sơ bộ, nhân viên sẽ tiến hành nhận hàng từ khách. Tại bước này, nhân viên thực hiện kiểm tra sơ bộ hàng hóa bao gồm xác nhận số lượng món hàng khớp với thông tin khách cung cấp, quan sát tình trạng bên ngoài của hàng hóa và ghi nhận nếu có dấu hiệu hư hỏng sẵn có, xác định loại hàng hóa để đảm bảo không thuộc danh mục hàng cấm vận chuyển, và đánh giá tình trạng đóng gói hiện tại để quyết định có cần đóng gói lại hay không.

Nếu hàng hóa thuộc loại nhạy cảm hoặc cần xác minh kỹ hơn, nhân viên có thể yêu cầu khách hàng cung cấp thêm thông tin hoặc giấy tờ liên quan. Trong trường hợp hàng hóa không đủ điều kiện vận chuyển quốc tế do vi phạm quy định hoặc không phù hợp với dịch vụ của An Tín Phát, nhân viên sẽ giải thích rõ lý do và đề xuất giải pháp thay thế nếu có.

1.4. Đóng Gói Chuyên Nghiệp

Đóng gói là một trong những khâu quan trọng nhất trong quy trình vận chuyển quốc tế, ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn của hàng hóa trong suốt hành trình vận chuyển. An Tín Phát cung cấp dịch vụ đóng gói chuyên nghiệp với các loại vật liệu đạt tiêu chuẩn vận chuyển hàng không quốc tế.

Đối với hàng hóa thông thường, nhân viên sẽ sử dụng thùng carton chắc chắn, giấy gói, xốp chống sốc, màng bọc khí hoặc mút xốp tùy theo tính chất của hàng. Các khoảng trống trong thùng được lấp đầy bằng vật liệu đệm để hàng không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển. Đối với hàng dễ vỡ như đồ gốm sứ, thủy tinh, thiết bị điện tử, nhân viên sẽ áp dụng kỹ thuật đóng gói nhiều lớp với các lớp bảo vệ đặc biệt.

An Tín Phát hỗ trợ miễn phí một số dịch vụ đóng gói cơ bản như hút chân không cho các mặt hàng phù hợp như quần áo, đồ vải, thực phẩm khô, giúp giảm thể tích và bảo vệ hàng tốt hơn. Dịch vụ làm tem nhãn sản phẩm cũng được hỗ trợ miễn phí cho khách hàng có nhu cầu, đặc biệt hữu ích cho các đơn hàng thương mại cần nhãn mác đầy đủ. Tuy nhiên, đối với những dịch vụ đặc biệt đòi hỏi chi phí vật tư và nhân công cao như đóng kiện gỗ cho hàng nặng hoặc hàng có kích thước lớn, xử lý khử trùng kiện gỗ theo tiêu chuẩn ISPM15 cho xuất khẩu, thuê xe nâng hạ cho hàng siêu trọng, An Tín Phát sẽ tính phí riêng và thông báo rõ cho khách hàng trước khi thực hiện.

1.5. Cân Đo Chính Xác

Sau khi hoàn tất đóng gói, kiện hàng được đưa lên cân điện tử để xác định trọng lượng thực tế chính xác đến từng gram. Đồng thời, nhân viên đo kích thước ba chiều của kiện hàng bao gồm chiều dài, chiều rộng và chiều cao để tính toán trọng lượng thể tích.

Việc cân đo được thực hiện công khai trước sự chứng kiến của khách hàng hoặc được chụp ảnh, quay video làm bằng chứng. An Tín Phát sử dụng hệ thống cân được kiểm định định kỳ để đảm bảo độ chính xác. Kết quả cân đo được ghi nhận vào hệ thống và in trên bill giao nhận, đây là cơ sở để tính toán cước phí chính thức.

1.6. Tính Cước Và Các Phí Phát Sinh

Dựa trên kết quả cân đo sau đóng gói, nhân viên tiến hành tính toán cước phí chính thức. Như đã đề cập, cước phí được tính theo trọng lượng tính cước là giá trị lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích. Mức cước đơn giá phụ thuộc vào hãng vận chuyển, quốc gia đích đến và loại hình dịch vụ đã chọn.

Ngoài cước vận chuyển chính, các khoản phí phát sinh nếu có cũng được tính toán và thông báo rõ ràng cho khách hàng. Các loại phí này có thể bao gồm phí nhiên liệu theo tỷ lệ phần trăm cước cơ bản áp dụng bởi hầu hết các hãng vận chuyển, phí xử lý hàng đặc biệt nếu hàng hóa thuộc danh mục đặc biệt, phí vùng xa nếu địa chỉ giao hàng nằm ngoài khu vực phục vụ tiêu chuẩn, phí bảo hiểm nếu khách hàng yêu cầu mua bảo hiểm hàng hóa, và phí dịch vụ bổ sung như đóng kiện gỗ, khử trùng đã thực hiện. Tổng chi phí cuối cùng được thông báo cho khách hàng để xác nhận trước khi tiến hành các bước tiếp theo.

1.7. Tạo Bill Giao Nhận

Bill giao nhận là văn bản pháp lý quan trọng ghi nhận toàn bộ thông tin về lô hàng và thỏa thuận giữa An Tín Phát với khách hàng. Nhân viên nhập thông tin vào hệ thống để tạo bill bao gồm thông tin người gửi với họ tên, địa chỉ, số điện thoại và email, thông tin người nhận với họ tên, địa chỉ đầy đủ tại quốc gia đích đến, số điện thoại và email, mô tả hàng hóa chi tiết với tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước và giá trị khai báo, thông tin vận chuyển với hãng vận chuyển, loại dịch vụ và thời gian transit dự kiến, chi phí bao gồm cước vận chuyển, các loại phí và tổng tiền thanh toán, cùng với các điều khoản và điều kiện vận chuyển.

Khách hàng được yêu cầu kiểm tra kỹ thông tin trên bill và ký xác nhận. Việc ký bill đồng nghĩa với việc khách hàng xác nhận các thông tin là chính xác và đồng ý với các điều khoản đã được tư vấn trước đó. Đây là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại phát sinh sau này.

1.8. Xuất Hóa Đơn Và Nhận Thanh Toán

Sau khi khách hàng xác nhận bill, nhân viên tiến hành xuất hóa đơn tài chính theo yêu cầu. Khách hàng cá nhân có thể nhận hóa đơn bán lẻ, trong khi khách hàng doanh nghiệp có nhu cầu kê khai thuế sẽ được xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) với đầy đủ thông tin công ty bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.

An Tín Phát chấp nhận nhiều hình thức thanh toán linh hoạt bao gồm tiền mặt tại quầy, chuyển khoản ngân hàng, thanh toán qua ví điện tử, và quẹt thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Đối với khách hàng doanh nghiệp có hợp đồng dịch vụ, An Tín Phát có thể áp dụng chính sách công nợ theo thỏa thuận riêng.

Sau khi nhận thanh toán, nhân viên cung cấp biên nhận hoặc hóa đơn cho khách hàng làm bằng chứng thanh toán. Khách hàng nên giữ lại các chứng từ này cho đến khi hàng được giao thành công tại đích đến.

1.9. Làm Tem Nhãn Vận Chuyển

Tem nhãn vận chuyển là thành phần không thể thiếu trên mỗi kiện hàng gửi đi nước ngoài, chứa các thông tin quan trọng để hãng vận chuyển xử lý và giao hàng chính xác. Nhân viên An Tín Phát in tem nhãn theo chuẩn của từng hãng vận chuyển, bao gồm mã vạch hoặc mã QR để quét tracking, thông tin người gửi và người nhận, quốc gia đích đến và mã bưu chính, số kiện và tổng số kiện nếu lô hàng có nhiều kiện, các ký hiệu đặc biệt nếu cần như dễ vỡ, hàng nặng, chiều đặt kiện.

Tem nhãn được dán chắc chắn lên kiện hàng, đảm bảo không bị bong tróc hoặc mờ trong quá trình vận chuyển. Đối với hàng gửi qua nhiều kiện, mỗi kiện đều được dán tem riêng và đánh số thứ tự rõ ràng.

1.10. Kê Khai Invoice (Hóa Đơn Thương Mại)

Invoice hay hóa đơn thương mại là tài liệu bắt buộc đối với hầu hết các lô hàng xuất khẩu, được sử dụng cho mục đích thông quan tại cả nước xuất và nước nhập. Nhân viên An Tín Phát hỗ trợ khách hàng kê khai invoice với các thông tin cần thiết bao gồm thông tin người xuất khẩu là người gửi, thông tin người nhập khẩu là người nhận, mô tả chi tiết hàng hóa bằng tiếng Anh, số lượng từng mặt hàng, đơn giá và tổng giá trị khai báo bằng USD hoặc ngoại tệ phù hợp, mã HS code nếu biết, xuất xứ hàng hóa, và mục đích xuất khẩu như quà tặng, hàng mẫu, hàng thương mại.

Giá trị khai báo trên invoice có ý nghĩa quan trọng vì đây là cơ sở để hải quan nước đến tính thuế nhập khẩu nếu có, đồng thời cũng là căn cứ để xác định mức đền bù nếu xảy ra sự cố mất mát hoặc hư hỏng. Khách hàng cần khai báo giá trị trung thực, tránh khai thấp để trốn thuế vì có thể bị phạt hoặc tịch thu hàng, và cũng tránh khai cao hơn thực tế vì sẽ không được bồi thường vượt quá giá trị thực.

1.11. Đóng Gói Kỹ Lần Cuối

Trước khi bàn giao hàng cho hãng vận chuyển, nhân viên An Tín Phát thực hiện kiểm tra lần cuối và đóng gói kỹ. Bước này bao gồm việc xác nhận tem nhãn đã dán đúng vị trí và rõ ràng, kiểm tra invoice và các tài liệu đi kèm đã được đặt vào túi tài liệu dán bên ngoài kiện hàng, đảm bảo kiện hàng được niêm phong chắc chắn bằng băng dính chuyên dụng, dán thêm các nhãn cảnh báo nếu cần thiết như nhãn hàng dễ vỡ, nhãn chiều đặt, và chụp ảnh kiện hàng hoàn chỉnh làm tư liệu lưu trữ.

1.12. Tạo Bill Hãng Và Kết Nối Hãng Vận Chuyển

Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, nhân viên truy cập hệ thống của hãng vận chuyển đã chọn như DHL, UPS, FedEx, EMS hoặc hãng Cargo để tạo bill chính thức hay còn gọi là Airway Bill. Thông tin từ bill nội bộ của An Tín Phát được chuyển sang hệ thống hãng, tạo ra mã tracking chính thức để theo dõi lô hàng.

Tùy theo thỏa thuận và lịch trình, hàng hóa có thể được nhân viên hãng vận chuyển đến lấy tại kho An Tín Phát hoặc An Tín Phát chủ động mang hàng đến điểm tiếp nhận của hãng. Quy trình bàn giao được thực hiện bài bản với việc kiểm đếm số kiện, ký xác nhận biên bản giao nhận giữa hai bên.

1.13. Cung Cấp Tracking Cho Khách Hàng

Ngay sau khi có mã tracking từ hãng vận chuyển, An Tín Phát thông báo cho khách hàng qua tin nhắn SMS, email hoặc qua ứng dụng nhắn tin như Zalo, Viber tùy theo yêu cầu của khách. Thông tin tracking bao gồm mã tracking number để khách tự tra cứu, đường link trực tiếp đến trang tracking của hãng vận chuyển, và hướng dẫn cách tra cứu nếu khách chưa quen.

Khách hàng có thể sử dụng mã tracking để theo dõi hành trình của lô hàng theo thời gian thực, từ khi hàng rời kho An Tín Phát, qua các điểm trung chuyển, đến khi hàng được giao thành công tại địa chỉ người nhận.

1.14. Theo Dõi Và Báo Phát

Mặc dù khách hàng có thể tự theo dõi tracking, An Tín Phát vẫn chủ động giám sát tiến trình vận chuyển của từng lô hàng. Nhân viên chăm sóc khách hàng kiểm tra tracking định kỳ để phát hiện sớm các vấn đề nếu có như hàng bị giữ lại tại hải quan, địa chỉ giao hàng không chính xác, người nhận không có mặt để nhận hàng.

Trong trường hợp phát sinh vấn đề, An Tín Phát chủ động liên hệ với hãng vận chuyển để tìm giải pháp và thông báo kịp thời cho khách hàng. Khi hàng được giao thành công, An Tín Phát gửi thông báo xác nhận đến khách hàng, kèm theo bằng chứng giao hàng như chữ ký người nhận hoặc ảnh chụp nếu có.

Muốn gửi chăn ga đi nước ngoài qua nhà xe?

2.1. Đặc Thù Của Hình Thức Này

Không phải khách hàng nào cũng có điều kiện mang hàng trực tiếp đến văn phòng An Tín Phát, đặc biệt là những khách hàng ở các tỉnh thành xa. Để phục vụ nhóm khách hàng này, An Tín Phát tiếp nhận hàng hóa được gửi qua các dịch vụ vận chuyển nội địa như nhà xe, xe khách, hoặc các đơn vị chuyển phát nội địa như Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm.

Hình thức này có đặc thù riêng là An Tín Phát không trực tiếp kiểm tra hàng hóa cùng với khách hàng, do đó cần có quy trình xác minh và xác nhận chặt chẽ hơn để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

2.2. Bước 1 - Liên Hệ Và Thỏa Thuận Trước

Trước khi gửi hàng qua dịch vụ nội địa, khách hàng cần liên hệ với An Tín Phát qua hotline, email hoặc các kênh trực tuyến để thông báo về lô hàng sắp gửi. Nhân viên tư vấn sẽ thu thập thông tin sơ bộ bao gồm loại hàng hóa cần gửi đi nước ngoài, quốc gia đích đến và thông tin người nhận, ước tính số lượng, trọng lượng và kích thước, hình thức vận chuyển nội địa khách dự định sử dụng, và thời gian dự kiến hàng đến An Tín Phát.

Dựa trên thông tin này, nhân viên báo giá sơ bộ và hướng dẫn khách hàng cách đóng gói để hàng đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển nội địa đến An Tín Phát. Nhân viên cũng thông báo địa chỉ chính xác và tên người nhận tại An Tín Phát để khách hàng điền vào bill gửi nội địa.

2.3. Bước 2 - Tiếp Nhận Hàng Từ Dịch Vụ Nội Địa

Khi hàng hóa đến văn phòng An Tín Phát, nhân viên tiến hành quy trình tiếp nhận đặc biệt dành cho hàng gửi từ xa. Quy trình này được thực hiện dưới sự giám sát của hệ thống camera để đảm bảo tính minh bạch và có bằng chứng trong trường hợp cần thiết.

Đầu tiên, nhân viên chụp ảnh tình trạng bên ngoài của thùng hàng ngay khi nhận từ dịch vụ nội địa, ghi nhận nếu có dấu hiệu hư hỏng, ướt, móp méo hoặc dấu hiệu bất thường. Tiếp theo là bước cân trọng lượng tổng của kiện hàng trước khi mở thùng, việc chụp ảnh số cân là bắt buộc.

2.4. Bước 3 - Mở Thùng Và Chụp Từng Món Hàng

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình tiếp nhận hàng từ xa, giúp xác minh nội dung thực tế của lô hàng so với thông tin khách đã cung cấp. Toàn bộ quá trình mở thùng và kiểm tra được thực hiện trong khu vực có camera giám sát và được ghi hình đầy đủ.

Nhân viên mở thùng cẩn thận để không làm hư hỏng hàng hóa bên trong, sau đó lấy từng món hàng ra và chụp ảnh rõ ràng. Ảnh chụp cần thể hiện được loại hàng, số lượng, tình trạng bên ngoài của từng món. Nếu có hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển nội địa, nhân viên ghi nhận chi tiết và chụp ảnh làm bằng chứng.

Sau khi kiểm tra xong, nhân viên lập danh sách các món hàng có trong thùng và đối chiếu với thông tin khách đã cung cấp trước đó. Nếu có sự khác biệt về số lượng hoặc loại hàng, nhân viên sẽ ghi chú cụ thể.

2.5. Bước 4 - Gửi Xác Nhận Cho Khách Hàng

Toàn bộ ảnh chụp và thông tin kiểm tra được gửi đến khách hàng qua email, Zalo hoặc kênh liên lạc đã thống nhất. Nội dung gửi bao gồm ảnh chụp tình trạng bên ngoài thùng hàng khi nhận, ảnh chụp cân trọng lượng trước khi mở, ảnh chụp từng món hàng bên trong, danh sách hàng hóa đã kiểm đếm, và ghi chú nếu có khác biệt hoặc hư hỏng.

Khách hàng có trách nhiệm kiểm tra các thông tin và hình ảnh, sau đó xác nhận lại với An Tín Phát rằng hàng hóa đã được tiếp nhận đúng và đầy đủ. Sự xác nhận này rất quan trọng vì đây là căn cứ để An Tín Phát chịu trách nhiệm về lô hàng kể từ thời điểm đó.

2.6. Bước 5 - Khách Cung Cấp Thông Tin Chi Tiết

Sau khi xác nhận hàng hóa, khách hàng cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để tạo bill bao gồm thông tin người nhận đầy đủ với họ tên, địa chỉ chi tiết, số điện thoại và email, mô tả chi tiết từng mặt hàng bằng tiếng Việt và tiếng Anh, giá trị khai báo cho từng món và tổng giá trị, lựa chọn hãng vận chuyển và loại dịch vụ, cùng với các yêu cầu đặc biệt nếu có.

Nhân viên tư vấn tiếp tục hỗ trợ khách hàng qua điện thoại hoặc tin nhắn để làm rõ các thông tin, giải đáp thắc mắc và đề xuất phương án vận chuyển phù hợp nhất.

2.7. Bước 6 - Tạo Bill Và Cân Đo Chính Xác

Dựa trên thông tin khách cung cấp, nhân viên tạo bill nội bộ với đầy đủ các mục như đã mô tả trong phần quy trình khách đến trực tiếp. Song song với đó, hàng hóa được đóng gói lại theo tiêu chuẩn vận chuyển quốc tế nếu cần thiết.

Sau khi đóng gói hoàn chỉnh, nhân viên cân đo chính xác để xác định trọng lượng tính cước cuối cùng. Kết quả cân đo được chụp ảnh và gửi cho khách hàng để xác nhận.

2.8. Bước 7 - Báo Cước Cuối Cùng Sau Đóng Gói

Khác với trường hợp khách đến trực tiếp, với khách ở tỉnh xa, cước phí sơ bộ ban đầu thường chưa chính xác do An Tín Phát chưa cân đo thực tế. Do đó, sau khi đóng gói hoàn chỉnh và cân đo, nhân viên sẽ thông báo cước phí cuối cùng cho khách hàng.

Thông báo này bao gồm chi tiết về trọng lượng thực tế, trọng lượng thể tích, trọng lượng tính cước được áp dụng, đơn giá cước theo hãng và tuyến đường, các loại phí bổ sung nếu có, và tổng tiền cần thanh toán. Khách hàng xác nhận đồng ý với cước phí trước khi tiến hành bước tiếp theo.

2.9. Bước 8 - Xuất Hóa Đơn Và Khách Thanh Toán

Nhân viên xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng và gửi bản scan hoặc ảnh chụp qua email hoặc tin nhắn. Khách hàng thực hiện thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng và gửi ảnh chụp màn hình hoặc biên lai xác nhận đã chuyển khoản.

Sau khi xác nhận nhận được thanh toán, An Tín Phát tiến hành các bước còn lại bao gồm làm tem nhãn, kê khai invoice, đóng gói kỹ lần cuối, tạo bill hãng, kết nối hãng vận chuyển, cung cấp tracking và theo dõi báo phát. Các bước này được thực hiện tương tự như quy trình với khách đến trực tiếp đã mô tả chi tiết ở phần trên.

Đặt nhân viên lấy lô hàng lớn gửi đi nước ngoài tại nhà

3.1. Phạm Vi Áp Dụng

Dịch vụ nhân viên đến tận nơi nhận hàng được An Tín Phát cung cấp cho khách hàng trong khu vực phục vụ, thường là nội thành và một số quận huyện lân cận. Dịch vụ này phù hợp với khách hàng có lô hàng lớn khó di chuyển, khách hàng bận rộn không có thời gian đến văn phòng, hoặc khách hàng doanh nghiệp có nhu cầu gửi hàng thường xuyên.

Để sử dụng dịch vụ này, khách hàng liên hệ trước với An Tín Phát để đặt lịch hẹn. Nhân viên sẽ sắp xếp thời gian phù hợp dựa trên lịch trình và địa chỉ của khách hàng.

3.2. Bước 1 - Đến Địa Chỉ Khách Hàng

Đúng hẹn, nhân viên An Tín Phát đến địa chỉ khách hàng đã cung cấp. Nhân viên mang theo đầy đủ dụng cụ và vật liệu cần thiết bao gồm cân điện tử cầm tay, thước đo, vật liệu đóng gói cơ bản như hộp, xốp, băng dính, thiết bị di động để tra cứu thông tin và tạo bill, và biên nhận để khách ký xác nhận.

3.3. Bước 2 - Kiểm Tra Hàng Hóa Tại Chỗ

Nhân viên tiến hành kiểm tra hàng hóa trực tiếp tại nhà khách hàng. Việc kiểm tra bao gồm xác nhận loại hàng và số lượng, đánh giá tình trạng hàng hóa và ghi nhận nếu có hư hỏng sẵn có, kiểm tra hàng có thuộc danh mục được phép vận chuyển quốc tế hay không, và đánh giá tình trạng đóng gói hiện tại.

Nếu hàng hóa thuộc loại cấm hoặc hạn chế mà khách chưa biết, nhân viên có trách nhiệm giải thích và tư vấn giải pháp thay thế nếu có. Trong trường hợp hàng không đủ điều kiện vận chuyển, nhân viên từ chối nhận và giải thích rõ lý do.

3.4. Bước 3 - Đóng Gói Tại Chỗ

Với những vật liệu đóng gói mang theo, nhân viên thực hiện đóng gói cơ bản cho hàng hóa ngay tại nhà khách hàng. Việc đóng gói tại chỗ đảm bảo hàng được bảo vệ an toàn trong quá trình vận chuyển từ nhà khách về kho An Tín Phát.

Đối với những mặt hàng cần đóng gói đặc biệt hoặc cần máy móc thiết bị chuyên dụng như máy hút chân không, máy quấn màng, nhân viên sẽ đóng gói sơ bộ và thông báo cho khách rằng hàng sẽ được đóng gói kỹ hơn khi về đến kho.

3.5. Bước 4 - Tư Vấn Giá Cước Và Dịch Vụ

Tại nhà khách hàng, nhân viên thực hiện tư vấn đầy đủ về các phương án vận chuyển. Nhân viên giới thiệu các hãng vận chuyển phù hợp với loại hàng và quốc gia đích đến, so sánh thời gian transit và mức giá giữa các hãng, tư vấn loại dịch vụ phù hợp với nhu cầu khách hàng như dịch vụ tiêu chuẩn hay dịch vụ nhanh, và thông báo các quy định nhập khẩu quan trọng tại quốc gia đích đến.

Khách hàng có thể đặt câu hỏi và được giải đáp trực tiếp, giúp họ hiểu rõ hơn về dịch vụ và đưa ra quyết định phù hợp.

3.6. Bước 5 - Cân Đo Sơ Bộ

Sử dụng cân điện tử cầm tay và thước đo, nhân viên xác định trọng lượng và kích thước sơ bộ của lô hàng. Kết quả này được sử dụng để tính toán cước phí ước tính ban đầu.

Nhân viên giải thích cho khách hàng rằng đây là số liệu sơ bộ và cước phí chính thức sẽ được xác định sau khi hàng về kho, được đóng gói hoàn chỉnh và cân đo bằng cân chính xác hơn.

3.7. Bước 6 - Tính Cước Sơ Bộ Và Tạo Bill Tạm

Dựa trên kết quả cân đo sơ bộ và lựa chọn của khách hàng về hãng vận chuyển và loại dịch vụ, nhân viên tính toán cước phí ước tính. Thông tin được nhập vào hệ thống qua thiết bị di động để tạo bill tạm.

Bill tạm ghi nhận thông tin người gửi và người nhận, mô tả hàng hóa, trọng lượng và kích thước sơ bộ, cước phí ước tính với ghi chú "cước chính xác sau đóng gói", và chữ ký xác nhận của khách hàng.

3.8. Bước 7 - Chờ Xuất Hóa Đơn Và Thanh Toán

Có hai phương án thanh toán cho trường hợp này. Phương án một là khách thanh toán cước ước tính tại chỗ, sau khi hàng về kho và có cước chính xác, An Tín Phát sẽ thông báo và điều chỉnh thu thêm hoặc hoàn lại chênh lệch nếu có. Phương án hai là khách thanh toán sau khi có cước chính xác, nhân viên nhận hàng và mang về kho, sau khi đóng gói và có cước cuối cùng, An Tín Phát thông báo và khách thanh toán qua chuyển khoản.

Phương án nào được áp dụng tùy thuộc vào thỏa thuận giữa khách hàng và An Tín Phát, cũng như chính sách công ty tại từng thời điểm.

3.9. Bước 8 - Nhân Viên Mang Hàng Về Kho

Sau khi hoàn tất các thủ tục tại nhà khách hàng, nhân viên vận chuyển hàng về kho An Tín Phát. Hàng được xử lý cẩn thận trong quá trình vận chuyển để đảm bảo không bị hư hỏng.

3.10. Bước 9 - Mở Thùng Và Đóng Gói Chuyên Nghiệp

Tại kho, hàng hóa được mở ra để kiểm tra lại và đóng gói theo tiêu chuẩn vận chuyển quốc tế. Đây là lúc các dịch vụ đóng gói đặc biệt được thực hiện nếu cần như hút chân không, quấn màng, đóng hộp chuyên dụng cho hàng dễ vỡ.

Nếu hàng cần đóng kiện gỗ, khử trùng hoặc các dịch vụ phát sinh phí, An Tín Phát sẽ liên hệ khách hàng để thông báo và xác nhận trước khi thực hiện.

3.11. Bước 10 - Làm Tem Nhãn Và Các Bước Tiếp Theo

Sau khi đóng gói hoàn chỉnh, nhân viên cân đo chính xác, cập nhật cước phí cuối cùng và thông báo cho khách hàng nếu có chênh lệch so với ước tính ban đầu. Các bước tiếp theo bao gồm làm tem nhãn, kê khai invoice, đóng gói kỹ lần cuối, tạo bill hãng, kết nối hãng vận chuyển, cung cấp tracking và theo dõi báo phát được thực hiện tương tự như quy trình với khách đến trực tiếp.

Tìm hiểu dịch vụ hút chân không cho quần áo, thực phẩm khô

4.1. Dịch Vụ Hỗ Trợ Miễn Phí

An Tín Phát cam kết hỗ trợ miễn phí cho khách hàng một số dịch vụ đóng gói và chuẩn bị hàng hóa cơ bản. Dịch vụ hút chân không được áp dụng cho các mặt hàng phù hợp như quần áo, đồ vải, chăn ga gối đệm, thực phẩm khô giúp giảm đáng kể thể tích kiện hàng, từ đó tiết kiệm chi phí cước vận chuyển cho khách hàng, đồng thời bảo vệ hàng khỏi ẩm mốc và bụi bẩn trong quá trình vận chuyển.

Dịch vụ làm tem nhãn sản phẩm cũng được An Tín Phát hỗ trợ miễn phí, đặc biệt hữu ích cho các đơn hàng thương mại cần tem nhãn với thông tin sản phẩm, mã vạch, thông tin nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu. Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin cần in, An Tín Phát sẽ thiết kế và in tem dán lên sản phẩm.

Ngoài ra, các vật liệu đóng gói tiêu chuẩn như thùng carton, xốp chống sốc, giấy gói, băng dính thông thường được An Tín Phát cung cấp và tính chung vào dịch vụ, không thu thêm phí riêng từ khách hàng.

4.2. Các Dịch Vụ Tính Phí Riêng

Một số dịch vụ đặc biệt đòi hỏi chi phí vật tư và nhân công cao sẽ được tính phí riêng ngoài cước vận chuyển. Dịch vụ đóng kiện gỗ dành cho hàng hóa nặng, hàng có kích thước lớn hoặc hàng cần bảo vệ đặc biệt trong quá trình vận chuyển. Kiện gỗ được đóng theo kích thước của hàng, với các loại gỗ và độ dày phù hợp. Phí đóng kiện gỗ được tính dựa trên kích thước kiện và độ phức tạp của công việc.

Dịch vụ khử trùng kiện gỗ theo tiêu chuẩn ISPM15 là yêu cầu bắt buộc của nhiều quốc gia đối với hàng hóa đóng trong kiện gỗ hoặc pallet gỗ. Quy trình khử trùng đảm bảo kiện gỗ không mang theo sâu bệnh có thể ảnh hưởng đến hệ sinh thái nước nhập khẩu. Sau khi khử trùng, kiện gỗ được đóng dấu chứng nhận ISPM15 được hải quan quốc tế công nhận.

Dịch vụ thuê xe nâng hạ áp dụng cho hàng siêu trọng hoặc hàng có kích thước quá khổ không thể xử lý bằng nhân lực thông thường. An Tín Phát phối hợp với các đơn vị cung cấp thiết bị nâng hạ để vận chuyển an toàn những lô hàng này. Phí thuê xe nâng phụ thuộc vào loại thiết bị cần sử dụng và thời gian sử dụng.

Đối với tất cả các dịch vụ tính phí riêng, An Tín Phát cam kết thông báo rõ ràng cho khách hàng về chi phí trước khi thực hiện. Khách hàng có quyền từ chối dịch vụ nếu không đồng ý với mức phí, trong trường hợp đó An Tín Phát sẽ đề xuất phương án thay thế nếu có.

KẾT LUẬN

Quy trình nhận hàng gửi đi nước ngoài tại An Tín Phát được thiết kế để đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng, từ cá nhân đến doanh nghiệp, từ khách hàng tại chỗ đến khách hàng ở các tỉnh thành xa. Dù khách hàng lựa chọn hình thức nào trong ba hình thức bao gồm mang hàng đến trực tiếp, gửi qua dịch vụ vận chuyển nội địa hoặc yêu cầu nhân viên đến tận nơi nhận hàng, An Tín Phát đều cam kết thực hiện quy trình một cách chuyên nghiệp, minh bạch và đảm bảo quyền lợi tối đa cho khách hàng.

Điểm nổi bật trong quy trình của An Tín Phát là sự kết hợp giữa công nghệ và yếu tố con người. Hệ thống camera giám sát, quy trình chụp ảnh xác nhận, tracking online theo thời gian thực đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. Trong khi đó, đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ và giải quyết mọi vấn đề phát sinh.

An Tín Phát cũng thể hiện sự quan tâm đến khách hàng thông qua việc hỗ trợ miễn phí nhiều dịch vụ đóng gói như hút chân không và làm tem nhãn. Đây là những giá trị gia tăng giúp khách hàng tiết kiệm chi phí và thời gian. Đồng thời, với những dịch vụ đặc biệt có tính phí riêng, An Tín Phát luôn thông báo rõ ràng và xin xác nhận từ khách hàng trước khi thực hiện, đảm bảo không có bất kỳ chi phí nào phát sinh ngoài dự kiến.

Chúng tôi tin rằng một quy trình rõ ràng, được thực hiện nhất quán sẽ tạo nên sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng. An Tín Phát cam kết không ngừng hoàn thiện quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ để xứng đáng với sự tin tưởng mà quý khách hàng đã dành cho chúng tôi. Mọi thắc mắc về quy trình nhận hàng hoặc các dịch vụ của An Tín Phát, quý khách vui lòng liên hệ hotline hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn và hỗ trợ tận tình.